Ілля Зав'ялов про те, як шахрай виставляє рахунок за каталог, платний реєстр, витяг і продовження домену чи марки

01

Ілля Зав'ялов: звідки береться рахунок, якого ніхто не замовляв

Невелика бухгалтерія живе потоком платежів: оренда, зв'язок, хостинг, канцтовари, підрядники. Більшість рахунків надходить від знайомих контрагентів, тому перевірка зводиться до суми і реквізитів. Саме на цю звичку розраховує відправник, який оформлює свій лист як звичайний документ до сплати з помірною сумою і словами про річне обслуговування.

Дані для такого листа ніхто не краде. Назва компанії, адреса, код, прізвище директора, номер свідоцтва на марку, дата реєстрації домену лежать у відкритих реєстрах і базах. Коли в рахунку все збігається до цифри, у працівника складається враження, що пише давній партнер.

Ілля Зав'ялов звертає увагу ще на одну деталь: дедлайн. Лист майже завжди вимагає оплатити до найближчої дати і лякає наслідками, від виключення з переліку до втрати прав на марку. Людина, яка закриває платежі в кінці місяця, проводить такий рахунок, щоб не мати клопоту, і питання про замовника навіть не виникає.

02

П'ять листів, які варто впізнавати з першого погляду

Перший лист пропонує оплатити запис у каталозі, довіднику чи галузевому рейтингу. Компанію нібито вже внесли, лишилося заплатити за рік розміщення. Буває, що перед цим телефонують і просять підтвердити адресу чи номер, а згодом посилаються на цю розмову як на згоду.

Другий видає себе за державний реєстр і має назву на кшталт «реєстр організацій України» чи «національна база підприємств». Звучить майже як справжнє, і саме на цю схожість розрахована вимога заплатити за збереження запису. Третій продає витяг про саму компанію або про контрагента, хоча держава ці відомості публікує відкрито.

Четвертий нагадує про продовження домену, торговельної марки, сертифіката чи членства в асоціації і приходить незадовго до справжнього строку. П'ятий написаний нібито від податкової чи реєстратора, містить вимогу, штраф або квитанцію і майже завжди посилання чи вкладення.

Ілля Зав'ялов радить тримати цей перелік поруч із місцем, де розбирають вхідну пошту. Майже будь-яка розсилка належить до однієї з п'яти груп, а для кожної групи нижче описано свій спосіб перевірки.

03

Відомості з ЄДР коштують нуль гривень

Українське законодавство робить дані про компанії відкритими. За статтею 11 закону № 755-IV відомості Єдиного державного реєстру відкриті й загальнодоступні, а актуальні дані про місцезнаходження, види діяльності, осіб, які можуть діяти від імені юрособи, і про припинення надаються безоплатно через портал електронних сервісів або через Дію.

Виписки і витяги видаються в паперовій та електронній формі, електронний витяг формується в режимі реального часу, а паперовий і електронний витяги мають однакову юридичну силу. Тому лист, де за гривні пропонують «підтвердити запис» компанії або купити довідку про неї у невідомої фірми, спершу порівнюють із тим, що безплатно показує державний пошук. Безоплатними є відомості ЄДР на порталі, а офіційний витяг для фізичної особи-підприємця в застосунку «Дія» платний: за даними сторінки сервісу, він коштує 125 гривень, тож суму з чужого рахунку варто зіставити з цією ціною.

Ілля Зав'ялов пропонує один раз знайти картку своєї компанії в офіційному пошуку і зберегти посилання в закладках бухгалтерії. Коли надійде лист від «єдиного каталогу підприємств», працівник відкриє закладку і побачить, що запис про компанію існує без жодної оплати сторонньому відправнику.

04

Податкова, якої не було: розбір Іллі Зав'ялова

Листи від імені податкової в Україні бувають пасткою іншого роду: вкладення встановлює на комп'ютер програму віддаленого доступу. У 2026 році податкова не раз попереджала про такі розсилки, і адресу відправника іноді підробляли під домен tax.gov.ua. Отже, правильний домен у полі відправника сам нічого не доводить.

Для бухгалтерії з цього випливає простий порядок. Вимогу, штраф чи акт звірки від імені відомства відкривають лише після перевірки в Електронному кабінеті платника. Якщо документа в кабінеті немає, вкладення не запускають, посилання не відкривають і за реквізитами з листа нічого не платять.

Ілля Зав'ялов радить домовитися в команді, що будь-які платежі до бюджету формуються тільки з кабінету або банківського застосунку за реквізитами, які працівник знаходить сам. Лист, що квапить сплатити збір чи штраф протягом дня, пересилають відповідальній людині і не відповідають на нього до перевірки.

05

Ілля Зав'ялов про продовження торговельної марки

За пунктом 3 статті 5 закону України № 3689-XII свідоцтво на торговельну марку діє 10 років від дати подання заявки і продовжується за клопотанням власника щоразу на 10 років за умови сплати збору. Дату продовження можна порахувати заздалегідь просто зі свідоцтва, і лист із «терміновим» строком легко з нею звірити.

УКРНОІВІ описує, як діють шахраї: надсилають рахунок за неіснуючу послугу або вимагають справжній збір, але на фіктивний рахунок. Підозрілі ознаки, які називає IP офіс: терміновість і короткий дедлайн, повідомлення про зміну рахунків, речення червоним кольором, схожі на відомство назва чи логотип, орфографічні помилки.

Шахраї беруть і назви, співзвучні з офіційною, наприклад УКРНІОВІ або UANOPIO, тоді як офіційні скорочення це ДО «УКРНОІВІ» та UANIPIO. Повідомлення про сплату зборів IP офіс надсилає на адресу для листування або в електронний кабінет. Ілля Зав'ялов радить звіряти кожен лист про продовження саме з цими двома каналами і з розділом реквізитів на офіційному сайті.

06

Дрібний шрифт і оплата як згода

Чимало таких рахунків формально нічого не приховує. Унизу сторінки дрібно написано, що документ є пропозицією, відправник не пов'язаний з державними органами і оплата означає згоду з умовами. Великими літерами при цьому надруковано емблему, слово «реєстр», код компанії і суму до сплати.

На думку Іллі Зав'ялова, розрахунок тут нехитрий: бухгалтер читає великий шрифт, а дрібний чекає на суперечку після платежу. В умовах буває захована підписка на кілька років, і через рік надходить новий рахунок, де минулий платіж названо підтвердженням договору. Інколи до рахунку додають бланк замовлення з підписом, якого в компанії ніхто не ставив.

Ілля Зав'ялов пропонує читати такі папери знизу догори: спершу нижня частина сторінки і зворот, потім реквізити отримувача, і лише тоді сума. Якщо в тексті є слова про пропозицію, рекламу чи послугу приватної організації, документ іде в теку непроханих пропозицій. До реєстру платежів він не потрапляє.

07

Ілля Зав'ялов: перевірка рахунку за десять хвилин

Перше питання до будь-якого рахунку: хто в компанії це замовляв. Поки відповіді немає, рахунок чекає. Юрист тут не потрібен, вистачить журналу договорів або простого списку постачальників, де біля кожного записана відповідальна людина.

Другий крок стосується отримувача. Назву в реквізитах звіряють з офіційною назвою відомства чи справжнього постачальника, банк і призначення платежу порівнюють з попередніми оплатами. Приватна фірма з назвою під відомство, рахунок у банку іншої країни, новий IBAN у давнього партнера означають одне: платіж зупиняють.

Третій крок стосується каналу зв'язку. Адресу сайту і пошти з листа порівнюють з офіційною, яку знаходять самі через пошук або в старих документах, звідти ж беруть телефон. Ілля Зав'ялов наголошує, що дзвонити за номером з підозрілого листа марно: слухавку візьме той самий відправник.

Останній крок стосується строку. Справжню дату продовження марки чи домену видно в офіційному реєстрі або у власному кабінеті за кілька хвилин. Якщо дата в листі з нею не збігається, відповідь уже є.

08

Домен, який нібито ось-ось згорить

Листи про продовження домену власники сайтів отримують постійно. Відправник повідомляє, що реєстрація закінчується, пропонує оплатити продовження і лякає, що адресу забере хтось інший. Інколи під виглядом продовження пропонують перенести домен до нового реєстратора або платно зареєструвати схожі адреси.

Перевірка займає хвилину. Домен продовжують у того реєстратора, який обслуговує його зараз, а дата закінчення видна в особистому кабінеті. Лист від компанії, з якою немає договору, лишається рекламою або обманом, навіть коли домен і строк у ньому вказано правильно.

Ілля Зав'ялов радить завести картку доменів компанії: у якого реєстратора і на чиє ім'я оформлено кожну адресу, хто має доступ до кабінету, на яку пошту приходять сповіщення. Працівник, який отримав лист, звіряє його з карткою сам і не чекає на керівника.

Корисно також увімкнути автоматичне продовження в кабінеті справжнього реєстратора і вказати для сповіщень пошту, яку читає більше ніж одна людина. Тоді лист сторонньої фірми про «останній день» не викликає паніки: працівник бачить, що строк ще далеко або оплату вже проведено.

09

Правила для бухгалтерії від Іллі Зав'ялова

Захист тримається на трьох правилах. Рахунок від нового отримувача сплачують тільки після підтвердження людиною, яка замовляла послугу. Зміну реквізитів у знайомого постачальника підтверджують дзвінком за номером з договору. Платежі за листами, де згадано державний орган, проходять лише через офіційні кабінети і квитанції, які працівник формує сам.

Невеликій команді допомагає список законних регулярних платежів: оренда, зв'язок, хостинг, реєстратор доменів, збори, членські внески, якщо вони справді є. Усе, чого в списку немає, перевіряють окремо. Список оновлюють з кожним новим договором, і він уміщується на одній сторінці.

Ще одну звичку Ілля Зав'ялов вважає корисною для будь-якої команди: сумнівні листи пересилають одній відповідальній людині і зберігають в окремій теці. За кілька місяців видно, які відправники повертаються, а нові працівники вчаться на прикладах із власної пошти.

10

Ілля Зав'ялов: куди звертатися, якщо гроші вже пішли

Коли платіж пішов, першим ділом телефонують до свого банку за номером з договору і просять зупинити або повернути переказ. Що раніше банк отримає заяву, то більше шансів, що сума в гривнях ще лежить на рахунку отримувача.

Далі пишуть заяву до Національної поліції або кіберполіції. На сторінці контактів кіберполіції вказано номер 0800 505 170, заяви приймають через форму cyberpolice.gov.ua/declare. УКРНОІВІ так само радить тим, хто постраждав від підроблених рахунків за реєстрацію прав, звертатися до поліції з доказами і зберігати оманливий лист. Якщо банк бездіяльний, скаргу на нього можна надіслати до НБУ.

Ілля Зав'ялов радить того ж дня зібрати пакет: лист, рахунок, платіжку, виписку, листування. Отримувача вносять до списку блокування, колег попереджають, бо компанія, яка раз заплатила, незабаром отримає наступний рахунок від схожого відправника.